AIFAN 工作流教程
这篇不教你装复杂工具。只教你用 3 个文件夹和一段提示词，把散落资料变成 AI 能反复使用的“项目第二大脑”。
很多人用 AI，有一个很像玄学的动作：
打开聊天框，把会议纪要、截图、方案、聊天记录，一股脑丢进去。
然后双手合十：
“拜托了，给我一个聪明答案。”
结果 AI 很努力。
它写了 800 字，语气诚恳，结构完整，废话也很有礼貌。
但你一看就知道：这东西不能用。
问题不一定是 AI 不聪明。
问题可能是：你没有给它一个能看懂的资料库。
把资料直接倒进聊天框，像把一整箱杂物倒在同事桌上，然后说：你整理一下人生。
先说人话：AI 第二大脑不是新工具，是新摆法
普通人不需要上来搭知识库系统，先把资料摆成 AI 看得懂的样子。
“第二大脑”这个词听起来很高级。
好像下一秒就要出现 17 个插件、29 个数据库、一个凌晨三点还在报错的同步服务。
先别怕。
对普通人来说，它可以非常朴素：
把你以后会反复用到的资料，整理成 AI 能理解、能引用、能继续帮你工作的上下文。
不是为了显得你很数字化。
是为了下次你问 AI 的时候，它不用每次都像临时工第一天上班。
01 建 3 个文件夹，先别追求完美
资料整理最怕一上来做大工程。先把东西分成三堆，就已经赢过很多人。
三层就够了：原始材料别乱改，项目知识要提炼，可复用输出方便下次直接拿。
你可以在电脑里建一个文件夹，名字就叫：
我的 AI 资料库
里面再放 3 个小文件夹：
第一层：原始材料。
会议纪要、聊天记录、客户反馈、老板语音转文字、产品资料、截图文字，都先放这里。
这一层像证物袋，别急着美化。
第二层：项目知识。
把原始资料整理成“这个项目到底是什么、目标是什么、用户是谁、禁忌是什么、已经做过什么”。
这一层像项目说明书，以后 AI 回答问题主要靠它。
第三层：可复用输出。
你以前写过的好标题、好方案、好话术、好模板、好案例，都放这里。
这一层像厨房里的半成品，下次做饭不用从种菜开始。
02 先让 AI 熟悉资料，不要上来就派活
很多人一上传资料就问：帮我写个方案。太急了，像第一次见面就让人帮你管公司。
好的 AI 工作流，第一步不是输出，而是先把资料读懂、把边界问清楚。
更稳的做法是：先让 AI 当“资料整理助理”。
不要让它立刻写稿、写方案、写汇报。
先让它回答 4 个问题：
这堆资料主要讲什么？
哪些信息是确定的？
哪些地方资料不够？
以后我能拿这堆资料问你什么？
这一步看起来慢。
但它能避免一种经典惨案：AI 表面写得很顺，实际上从第一段开始就跑偏。
03 答案必须能追溯来源
真正有用的第二大脑，不是回答得像真的，而是能告诉你它根据什么说的。
能追溯来源的答案，才适合拿去写汇报、做方案、给老板看。
如果你用的是支持上传资料的 AI 工具，比如 NotebookLM 这类“基于来源回答”的工具，它会更强调资料来源和引用。
如果你只是用普通聊天工具，也可以自己加一条硬规则：
回答任何结论时，请说明它来自哪份资料。如果资料里没有证据，请明确说“资料里没有证据”。
这句话很重要。
它可以把 AI 从“自信演讲选手”，拽回“认真翻资料的同事”。
04 直接复制：把散落资料整理成第二大脑
这段提示词不是让 AI 给建议，而是让它先帮你搭资料结构。
我会给你一组资料，里面可能包括会议纪要、聊天记录、方案、截图文字、文章、客户反馈、历史输出。
你的任务不是马上给答案，而是先帮我把这些资料整理成一个可长期复用的“项目知识库”。
请按下面格式输出：
【1. 资料总览】
- 这组资料主要在讲什么？
- 涉及哪些人、项目、产品、客户或场景？
- 哪些信息是确定的？哪些信息还不确定？
【2. 三层归档】
请把资料分成三类：
- 原始材料：不能乱改，只做保存。
- 项目知识：已经被整理过、以后可以反复引用。
- 可复用输出：可以直接拿来改的模板、话术、框架、案例。
【3. 可提问清单】
请生成 10 个我以后可以直接问你的问题。
这些问题要贴近真实工作，比如写汇报、做方案、整理观点、复盘项目、提炼卖点。
【4. 缺口提醒】
请告诉我：如果以后想让你回答得更准，还需要补充哪些资料？
【5. 使用规则】
请给我 5 条使用这个知识库的规则，避免你胡编、误读或把旧信息当成新信息。
要求：
- 不要空泛总结。
- 遇到不确定的信息，请明确写“资料里没有证据”。
- 不要编造资料里没有出现的人名、数字和结论。
- 输出要适合普通职场人直接照着用。
下面是资料：
【把资料粘贴在这里，或逐个上传文件】
05 每天维护 5 分钟，比周末崩溃 2 小时强
第二大脑不是建完就供起来，它要像桌面一样，偶尔擦一下。
一个简单循环就够：收集、标注、提问、核对、更新。
你不用每天整理一座图书馆。
只需要在一天结束前做 5 分钟：
收集：今天新增的重要资料，丢进原始材料。
标注：给文件名加上项目、日期、用途。
提问：让 AI 总结今天新增了什么。
核对：看有没有它理解错的地方。
更新：把确认过的内容放进项目知识。
资料整理不是为了优雅，是为了下次少骂自己两句。
最容易翻车的 3 件事
第二大脑一旦建歪，就会变成“第二个杂物间”。
资料越多不一定越聪明。没有结构，AI 只是在更大的迷宫里迷路。
第一，什么都往里扔。
这不是第二大脑，这是电子垃圾场。资料可以多，但必须分层。
第二，不写时间。
旧方案、旧报价、旧定位，如果不标时间，AI 可能把去年废掉的东西当成今天的真理。
第三，不核对来源。
只要它说得顺，你就信。这个习惯很危险。尤其是汇报、合同、预算、客户信息，必须回到原始资料看一眼。
今天就试一下
别从人生资料库开始，先从一个项目开始。
今晚找一个你正在做的小项目。
比如一次汇报、一篇文章、一个客户方案、一个账号选题库。
建 3 个文件夹。
丢进去 5 份资料。
复制上面的提示词，让 AI 先整理，而不是立刻输出。
你会发现，AI 真正变好用的瞬间，不是模型突然开窍，而是它终于知道你手里有什么。
聊天框是临时对话。
资料库才是长期合作。
别再让 AI 每次都从零认识你。
- 晚安，么么咪⊙⊙ -
AIFAN Lab 出品
你造吗？
我只是，
对这个世界充满了好奇。
分裂时间
“资料没有被整理前，只是电子灰尘；整理之后，才开始变成你的第二个脑子。”
—— AIFAN